Von Manfred Biebl, Steuerberater
Neuerungen im Zusammenhang mit der elektronischen Kassenführung

(Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen)

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist in den vergangenen Jahren wieder stark in den Mittelpunkt von steuerlichen Außenprüfungen bei bargeldintensiven Branchen gerückt, denn nicht selten ist eine ordnungsgemäße Kassenführung für den Unternehmer eine zeitraubende Formalie. Stellt der Betriebsprüfer aber Fehler oder Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen fest, so kann dies zu erheblichen Steuernachzahlungen oder gar zu einer Einleitung eines Steuerstrafverfahrens führen.

Ergänzend zu bestehenden Vorschriften müssen seit Januar 2017 Unterlagen im Sinne des Paragraphen 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO), welche digital erzeugt wurden, nach den Vorschriften des Paragraphen 147 Abs. 2 Nr. 2 AO für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor, die am Tag nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft getreten ist. Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei dem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.

Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten

In diesem Zusammenhang wurde nunmehr in Paragraphen 146 Abs. 1 AO geregelt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Im Zusammenhang mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde zum einen der Paragraph 146b AO Kassen-Nachschau eingeführt, hier wurde geregelt, dass ab dem 1. Januar 2018 die Finanzverwaltung die Möglichkeit hat, ohne vorherige Ankündigung und unabhängig von einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen zu betreten, um Sachverhalte festzustellen, welche für die Besteuerung erheblich sein können. Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystemes. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach Paragraph 146a Abs. 3 AO künftig (ab dem 1. Januar 2020) über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) verfügen.

Aufzeichnungssystem melden

Zudem wurde im Zuge dieser gesetzlichen Neuregelung ab 2020 gemäß Paragraph 146a Abs. 2 AO eine Belegausgabepflicht für die Steuerpflichtigen eingeführt, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen. Wer künftig aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystemes erfasst, hat ab dem 1. Januar 2020 dem zuständigen Finanzamt nach einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck dieses mitzuteilen. Dabei hat der Steuerpflichtige Angaben wie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystemes, Seriennummer des verwendeten Systems, Datum der Anschaffung, Datum der Außerbetriebnahme jeweils innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystemes dem Finanzamt mitzuteilen.

Vor dem Hintergrund, dass Mängel in der Aufzeichnung von elektronischen Aufzeichnungssystemen (elektronische Registrierkassen, Taxameter, Waagen mit Registrierkassenfunktion u.ä.) dazu führen, dass die Finanzverwaltung die Aufzeichnung und somit die Finanzbuchhaltung als unzutreffend verwirft und somit hohe Zuschätzungen drohen, sollten hier im Vorfeld bereits Maßnahmen ergriffen werden, um dieses zu verhindern.

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